【2026年2月4日更新】

留学の出願、奨学金申請、学生ビザ（Student Visa）の手続き、海外インターン、交換留学、受入先での各種事務手続きなどにおいて、 在学証明書（在学証明）の提出を求められる場面は少なくありません。提出先が確認したいのは「現在、どの学校のどの課程に在籍しているか」という点ですが、 日本の在学証明書は原則として日本語で発行され、記載形式も学校ごとに異なります。

このような場合に必要となるのが、在学証明書の英訳（Certificate of Enrollment / Certificate of Student Status）です。

ただし、在学証明は単に日本語を英語に置き換えれば足りるものではありません。提出先の要件によっては、

• 学校が発行する英文証明（英文在学証明）が必須
• それが難しい場合は 翻訳＋翻訳証明（certified translation）で可
• さらに 署名、発行日、有効期限、原本提出 の条件がある

といった運用が存在し、形式要件を正しく把握できていないと差し戻しの原因になります。

特に注意したいのが、「内容自体は正しいにもかかわらず、形式面で差し戻される」ケースです。たとえば、英訳は正しいのに 「原文（日本語）を添付していない」「PDF提出のルールに合っていない」「学校英文が必須なのに翻訳で出した」など、 英語力とは別の理由で手続きが止まります。

本記事では、在学証明が要求される場面、英文在学証明が発行される／されない場合の対応、 記載事項の訳し方（学部・学年・期間等）、提出形式（原本／コピー、PDF、署名要否）について、実務の観点から整理します。 「急ぎで提出が必要な場合」「学校から英文は発行できないと言われた場合」「できるだけ差し戻しを避けたい場合」は、最後まで通して確認しておくことをおすすめします。

在学証明書が求められるのは、端的に言えば「あなたが確かに学生である」ことを、第三者（学校）が証明する必要がある場面です。 実務上は、次のカテゴリでよく登場します。

1）留学・海外大学の出願（Application）

学部・大学院・語学学校・交換留学の出願では、入学前の段階でも「現在の在籍状況」を求められることがあります。 特に、在学中に転校や編入を検討しているケース、交換留学の派遣決定手続きなどでは、在学証明が定番です。 提出先は「応募資格を満たす在籍者か」「現在の所属・学年はどうか」を確認します。

2）奨学金・助成金（Scholarship/Grant）

奨学金は、在籍の事実だけでなく、学部・課程・学年・在籍期間など、制度要件に直結する情報の裏付けとして在学証明を求めることがあります。 特に、給付開始時点の在籍確認、継続審査、成績証明との整合など、複数書類で照合されることが多い領域です。 この領域では「フルタイム在籍か」「プログラムの種別（degree/non-degree）」「在籍開始日」など、細かな条件がある場合もあります。

3）学生ビザ・滞在資格関連（Visa/Immigration）

ビザ申請では、在学証明は「学生として滞在する合理性」を示す中心書類の一つになります。 入学許可書（LOA）やI-20等の書類が別にある場合でも、追加で在学証明が求められることがあります。 提出先は、在籍実態と期間、課程の種類を重視します。

特に注意が必要なのは、「学校の英文証明が必須」とされる国・機関が一定数ある点です。 要件に “issued by the school in English” 等がある場合、翻訳では代替できません。

4）海外インターン・研修・受入先の手続き

学生身分で参加できるプログラム（インターン、研修、学会参加等）では、受入先が学生であることを確認するために在学証明を求める場合があります。 出張・渡航手配、保険加入、割引適用など、目的は様々ですが、「学生である」という事実の証明が必要になる点は共通です。 このケースでは、提出先が“ざっくり確認”で済むこともありますが、逆に担当者運用で「署名が必要」「原本が必要」と言われることもあり、油断できません。

実務上のポイント：提出先が見ているのは“在学証明書という書類名”ではなく、在籍の事実・所属・期間が第三者証明されていることです。 英訳は、この情報が誤解なく伝わることが最重要になります。

在学証明の英語提出でまず確認すべきは、「学校が英文の在学証明書を発行できるか」です。 結論としては、英文が発行できるならそれを最優先し、発行できない場合は、提出先要件に従って翻訳＋翻訳証明で提出可能かを切り分けます。

1）学校が英文在学証明を発行できる場合：まずそれを優先すべき理由

学校が公式に英文証明書を発行できるなら、原則としてそれが最も強い資料です。理由は次の通りです。

• 発行主体が学校（第三者）であり、翻訳の議論が不要
• 学校が採用する英語表記（学部名・課程名）が公式で整合性が高い
• 提出先が求める形式（署名・印・日付など）に乗りやすい
• “certified translation”要件があっても、そもそも翻訳が不要になる場合がある

英文証明は、提出先にとって確認が最も簡単です。急ぎ案件ほど「英文発行が可能か」を先に当たる価値が高いです。

なお、学校によっては「英文は出せるが、表記は固定（学部名だけ等）」というケースもあります。 提出先が求める情報（学年、在籍期間など）が英文に入らない場合は、追加資料（学生証、成績証明等）が必要になることもあるため、要件を見ながら組み立てます。

2）学校が英文在学証明を発行できない場合：次に確認すべきこと

英文が発行できない（あるいは時間がかかりすぎる）場合でも、提出先によっては「日本語原本＋英訳（翻訳証明付き）」で受理されることがあります。 ここで確認すべきは次の3点です。

• 自己翻訳（本人翻訳）が許容されるか
• 翻訳証明（certified translation）が必要か
• 原本提出か、コピー／PDF提出でよいか

提出先の要件文に “certified translation” と書いてある場合、単なる英訳では足りず、翻訳者が正確性を証明する文言・署名・連絡先などが必要になることがあります。

また、提出先によっては「学校発行の英文しか受け付けない」ケースもあり、その場合は翻訳で代替できません。 したがって、提出先要件の確認が最優先です。

ここでの実務的なコツは、「学校英文がない」こと自体は珍しくないので、提出先側が代替手段を用意していることも多い点です。 案内文に例外規定がないか（例：If the document is not available in English, submit a certified translation）を確認すると、早く結論が出ます。

3）急ぎで英文発行が間に合わない場合：実務的な選択肢

実務上は、以下のような運用が可能なケースがあります（提出先の許容が前提です）。

• まず 日本語原本＋英訳（証明付き）で提出
• 後日、学校の英文証明を追加提出する（追加提出が許される場合）

ただし、提出先が追加提出を認めるかどうかは制度・担当によって異なります。スケジュールが厳しい場合ほど、提出先の運用確認が重要です。

また、オンライン出願では「締切までにアップロードできればOK」「後日差し替え可」など運用が分かれるため、 提出先のポータル仕様（差し替え可否）も確認しておくと安全です。

在学証明の英訳で差し戻しが起きる原因の多くは、誤訳というより “情報の取り違え” と “表記の不統一”です。 特に注意が必要なのは、学部・学年・期間（在籍期間）です。ここでは、実務上の訳し方のポイントを整理します。

1）学校名・発行主体：公式英語名を優先

学校名は、大学のWebサイト等で公式英語名が公開されている場合、原則としてそれに合わせます。 提出先は同一性を重視するため、独自訳でぶれると照合に時間がかかります。 発行部署（Registrar、Student Affairs等）が記載されている場合は、英文での表記も整えると提出用に強くなります。

ありがちな落とし穴：ローマ字表記がパスポートと一致しないことです。 英訳の氏名は原則としてパスポート表記に合わせるのが安全です（提出先が照合するのはパスポートだからです）。

2）学部・研究科・学科：Faculty/Graduate School/Department の整理

日本語の「学部」「研究科」「学科」「専攻」は、英語では1対1で対応しないことがあります。実務では次の考え方が有効です。

• 学部：Faculty / School（大学の公式表記に合わせる）
• 研究科：Graduate School（大学院組織として）
• 学科：Department
• 専攻：Major / Program（文脈で使い分け）

提出先は“制度そのもの”より、「どのレベルの課程にいるか」を見ています。 訳語の選択で迷ったら、学校の公式英語表記・パンフ表記に寄せるのが安全です。

補足：課程の種類（degree/non-degree）の表現 語学課程や科目等履修、交換留学などの場合、学位課程（degree program）ではないことがあります。 原文に相当情報がある場合、英訳で “non-degree program” “exchange student” 等のニュアンス整理が必要になることがあります。 ここを曖昧にすると、提出先の要件（学生区分）に引っかかることがあります。

3）学年・在籍区分：Grade/Year と Status の明確化

「学年（〇年次）」は、国や制度により表現が異なります。

• 例：Second-year student / Year 2 student
• 高校なら：Grade 11 / Grade 12 等

重要なのは、“現在在学中である”ことを示す status 表現です。

• 例：is currently enrolled / is a full-time student / is registered as a student

提出先によっては「フルタイムかパートタイムか」を見ます。原文に記載がある場合は英訳にも反映します。

定型として使いやすい証明文（例）

4）在籍期間：From–To の書き方と、発行日との整合

在学証明は、次のいずれかの情報が含まれます。

• 在学開始日（enrolled since）
• 在籍期間（from … to …）
• 現在在籍中（as of the date of issuance）

英訳では、日付形式を統一し、発行日（Date of Issue）と矛盾しない表現にします。 たとえば、発行日より未来の期間が書かれている場合は「予定」なのか「見込み」なのかを誤解なく表現する必要があります（この点は学校の表記に従います）。

また、提出先が「過去◯か月以内に発行された証明書」を要求することもあります。 英訳自体ではなく、証明書の発行日が要件を満たしているかを先に確認しましょう。

在学証明は内容が正しくても、提出形式が要件に合わないと差し戻しになります。 英訳を作る前に、次の4点を確認すると、やり直しを減らせます。

1）原本提出か、コピーでよいか

提出先によって、原本提出が必須のケースがあります。一方で、オンライン出願・オンライン申請が主流の手続きでは、PDFアップロードで足りることも多いです。 原本が必要な場合でも、英訳作業自体はPDF/スキャンで進められるため、「提出時に原本が必要」という整理をしておくと混乱が減ります。

2）PDF提出の可否：オンライン申請ではここが実務の中心

PDF提出が許される場合、英訳はPDF化して提出しやすい形式（読みやすいレイアウト、原文との対応）に整えるのがポイントです。 学校の証明書が紙で発行される場合でも、スキャンしてPDF化する運用が一般的です。 スキャンの品質（文字の潰れ、傾き、影）が悪いと、提出先が読めず差し戻しになることがあります。 最低限、文字が判読できる解像度と、証明書全体（印影・発行日・発行者）が写っていることを確認してください。

3）署名・翻訳証明の要否：certified translation の確認

提出先が “certified translation” を要求する場合、英訳文だけでは足りません。一般に、次の要素を含む翻訳証明が必要になります。

• 翻訳者氏名
• 住所／電話／メール等の連絡先
• 「原文に忠実に翻訳した」旨の宣誓文
• 日付
• 署名（サイン）

提出先によっては文言指定があることもあるため、要件文を確認した上で整えます。 また、提出先が「翻訳者は本人不可」としている場合、自己翻訳に翻訳証明を付けても受理されない可能性があります。 ここは必ず要件で確認します。

4）原文とのセット提出：英訳だけ出すのは危険

在学証明に限らず、翻訳提出では「原文＋翻訳」をセットで求められることが多いです。 英訳だけを出すと、提出先が確認できずに差し戻す可能性があります。 基本は、日本語原本のコピー（またはPDF）＋英訳のセット提出を前提に準備しましょう。 提出先が「原文は不要」と明記している場合のみ、英訳単体提出を検討するのが安全です。

在学証明書の英訳は、英語の良し悪しよりも、提出先が求める形に整っているかが結果を左右します。 確実な優先順位は次の通りです。

• 学校が英文在学証明を発行できるなら最優先（公式英文は最も強い）
• 英文がない場合は、提出先要件に従い 翻訳＋翻訳証明で代替できるか確認
• 学部・学年・在籍期間の表現を、公式表記・整合性重視で統一
• 原本／コピー、PDF提出、署名要否など 提出形式の要件を先に確定する

「急ぎで必要」「学校が英文発行に対応していない」「提出先がcertified translation、Notaryを要求している」など、 状況に応じて最適な手順は変わります。

なないろ証明書翻訳は、翻訳実務に精通した行政書士2名体制で、海外提出を見据えた形式面まで確認のうえ対応します。 公証・アポスティーユの取得および申請代行にも対応可能です。