なないろ証明書翻訳NANAIRO TRANSLATION

在職証明書は「原本の記載」と「翻訳形式」の確認が重要

第三者翻訳（third-party translation）要件、翻訳証明、公証・アポスティーユの要否まで解説

【2026年3月10日作成】

海外赴任、就労ビザ、家族帯同ビザ、永住申請、留学（扶養関係の疎明を含む）、海外銀行口座の開設、住宅契約等の手続きにおいて、 提出先から在職証明書（Certificate of Employment）の提出を求められることがあります。 一見すると在職証明書を英語に置き換えれば足りるようにも見えますが、実務上は次のような課題が生じることが少なくありません。

• 勤務先に英文版の発行を依頼できない、または社内運用上対応が難しい
• 自己翻訳で提出したところ、提出先から third-party translation（第三者翻訳）を求められた
• 原本（会社発行書類）に必要項目が不足している（役職、雇用形態、年収、勤務開始日等）
• 翻訳証明（Certificate of Translation）の要否が判然としない
• 原本は社判付きで取得できたが、公証・アポスティーユ等の認証要否が読み取れない
• 提出期限が迫っており、再提出や追加照会を回避したい

在職証明書は、戸籍や受理証明書等の公的書類と異なり、会社が作成・発行する私文書である点が重要です。 このため提出先は、記載内容の正確性のみならず、「原本の作成主体（会社）」と「翻訳の作成主体（本人／会社／第三者）」を区別して確認することがあります。 本記事では、在職証明書の英訳が求められる場面、原本に盛り込むべき項目、第三者翻訳要件への対応、 再提出につながりやすい確認事項、翻訳証明・認証要否の整理方法について、海外VISAに関連する翻訳経験が豊富な行政書士が解説します。

1-1. 在職証明書は「会社発行の私文書」

在職証明書は行政機関が交付する公文書ではなく、勤務先会社が作成・交付する証明書です。 そのため提出先の審査では、次の2点が分けて確認されることがあります。

• 原本の信用性（会社名、発行日、発行者、押印・署名、レターヘッド等）
• 翻訳の信用性（自己翻訳か第三者翻訳か、翻訳証明の有無、翻訳者情報の明示）

この「原本」と「翻訳」を分けて整理する視点が、提出仕様を整えるうえでの出発点になります。

1-2. “Certificate of Employment”でも必要事項は提出先により異なる

提出先の案内に “Certificate of Employment” と記載されていても、確認したい事項は案件によって異なります。 例えば、就労ビザでは役職・雇用形態・給与等が論点になりやすい一方、家族帯同では安定収入や雇用継続性との整合が重視されることがあります。 同じ名称の書類であっても必須項目の範囲は一律ではないため、要件を確認せずに作成すると再発行・再翻訳につながりやすくなります。

1-3. 第三者翻訳（third-party translation）要件は在職証明書で問題になりやすい

在職証明書は私文書であり、提出先によっては自己翻訳を受理せず、第三者による翻訳（third-party translation / certified translation）を求めることがあります。 このため本文の正確さに加え、翻訳者（第三者）の特定、翻訳証明の要否、原本と訳文の対応関係、提出先が求める形式（certified / notarized 等）を整理しておくことが重要になります。

在職証明書の英訳サンプル | なないろ証明書翻訳

※本画像はサンプルであり、実在の在職証明書の英訳ではありません。

在職証明書の英訳はビザ手続きに限らず、海外勤務準備・生活立ち上げの各局面で求められます。

2-1. 就労ビザ・駐在・海外赴任

海外赴任や現地就労に関する手続きでは、雇用関係を示す資料として在職証明書が求められることがあります。 この場面では、在職の明示に加え、入社日（勤務開始日）、役職、雇用形態、勤務先所在地、必要に応じて給与、出向・赴任予定などが論点になり得ます。

2-2. 配偶者ビザ・家族帯同・扶養関連

家族帯同や配偶者関連では、雇用の安定性、収入見込み、勤務先の実在性を確認する目的で在職証明書が求められることがあります。 この場合、給与明細・課税証明・雇用契約書・銀行残高証明等と整合して確認されることが少なくありません。 在職証明書の英訳は「雇用・収入関連資料の一部」として位置付け、全体で矛盾が生じないよう整える視点が重要です。

2-3. 永住・移民・長期滞在

永住・移民系の申請では、一定期間の継続勤務や収入の安定性が重視されることがあります。 有期契約の場合は、契約期間や更新の取扱いをどのように記載するかが実務上の論点となることがあります。 提出先によっては、在職証明書に加えて雇用主レター（Employer Letter）形式を求める場合もあるため、要件文の確認が不可欠です。

2-4. 海外銀行口座・住宅契約・学校手続き

海外銀行口座の開設、賃貸契約、学校手続き等でも、在職証明書の英訳を求められることがあります。 手続きが比較的簡易に見える場合でも、certified translation / third-party translation を求められることがあるため、 自己翻訳で進める前に要件を確認することが望ましいです。

英訳以前に、原本に必要情報が欠けていると、翻訳しても提出要件を満たしません。ここでは基本項目を整理します。

3-1. 基本項目（多くの提出先で必要になりやすい）

• 会社名（正式名称）
• 会社住所（本店または勤務先）
• 発行日
• 氏名（従業員本人）
• 生年月日（必要とされる場合）
• 在職中である旨
• 入社日（勤務開始日）
• 所属部署
• 役職
• 発行担当者名・役職
• 会社印または署名（社内運用による）

3-2. 提出先により追加が必要となることがある項目

• 雇用形態（正社員、契約社員、派遣等）
• 契約期間（有期契約の場合）
• 勤務地
• 業務内容（簡潔な職務内容）
• 給与・年収・月収
• 勤務時間・勤務形態
• 休職中か否か
• 出向／赴任予定、赴任期間
• 会社連絡先（電話・メール）
• レターヘッド使用の指定

3-3. よくある原本不備（翻訳では補えない）

• 発行日がない
• 発行者（担当者）が特定できない
• 会社名が略称のみ
• 在職中であることが文言として明確でない
• 給与証明が必要なのに給与欄がない
• 押印・署名・レターヘッド等、提出先が重視する形式要素が欠けている

4-1. 第三者翻訳とは何か

提出先がいう「第三者翻訳」は、一般に申請者本人以外の者が翻訳したことを求める趣旨です。 要件文では Third-party translation / Certified translation / Translation by an independent translator などの表現が見られます。 この場合、語学資格の有無のみが問題となるというより、「本人訳ではないこと」および「翻訳責任主体が明確であること」が重視される運用も少なくありません。

4-2. 会社が英文在職証明書を発行しても、要件を満たさないことがある

会社が英文版を発行できる場合でも、提出先が求めているものが「会社作成の英文書類」なのか、 「日本語原本＋第三者翻訳」なのかは提出先によって異なります。英文版があっても項目不足により再発行を求められることもあります。 そのため、英文原本の受理可否、日本語原本＋第三者翻訳の要否、翻訳証明の要否等を事前に確認しておくと整理しやすくなります。

4-3. 行政書士に依頼するメリット（第三者翻訳対応）

第三者翻訳要件に沿って提出用の形式を整えやすい点は、行政書士へ依頼する実務上の利点の一つです。 翻訳証明の付与、原本と訳文の対応関係（照合可能性）の確保、氏名・会社名の英字表記統一、他の提出資料との整合性確認を一体として整理できます。

5-1. 求められているのは「在職」か「収入」か（または雇用主レターか）

提出先の目的（在職、役職、収入、雇用継続性、Employer Letter）を分解し、在職証明書のみで足りるか、 追加書類（給与証明・雇用契約書等）が必要かを整理します。

5-2. 必須項目の指定（役職・給与・入社日等）

テンプレートやチェックリストがある場合は必須項目が明記されていることがあります。 会社へ発行依頼をする前に確認することが望ましい事項（雇用形態、契約期間、通貨表記、担当者連絡先、レターヘッド指定等）を把握しておきます。

5-3. 発行日・有効期限（issued within X months）

「発行後○か月以内」等の期限指定がある場合、古い在職証明書を翻訳しても使用できません。 会社側の再発行に時間を要することもあるため、発行タイミングの管理が重要です。

5-4. 第三者翻訳／翻訳証明の要否

Third-party translation / Certified translation / Independent translator 等の文言がある場合は、 翻訳証明を含む形式面の対応を前提に検討することが合理的です。

5-5. 会社名・氏名・役職名の英字表記統一

表記の揺れは照合や追加照会の対象になりやすい事項です。会社名（公式表記／通称）、 氏名（パスポート表記との一致）、役職名の訳語を、他書類と整合するよう統一します。

5-6. 公証・アポスティーユ・領事認証の要否（私文書としての整理）

在職証明書は私文書のため、認証が必要となる場合は「どの書類に」「どの認証を」求めているかを切り分けます。 要件確認をせずに進めると、後から手順の組み替えが必要になることがあります。

5-7. 原本データの品質（押印・署名・レターヘッド・見切れ）

押印・署名・レターヘッド・発行者欄が判読できることは、提出実務上の前提になります。 見切れやページ欠落がある場合は、確認に時間を要することがあります。

6-1. 会社に「英語版を出してほしい」とだけ依頼してしまう

英文版が発行されても、提出先が要求する項目が不足している場合があります。要件を踏まえて依頼することが重要です。

6-2. 自己翻訳で提出後に第三者翻訳を求められる

自己翻訳が受理される場合もありますが、後から third-party translation を求められる事例は珍しくありません。 期限が近い場合ほど、事前の要件確認が重要です。

6-3. 在職証明と収入証明の役割を混同する

在職証明書に給与欄がない一方で、提出先は収入の疎明を求めている、という不一致が起こり得ます。 employment と income を分け、提出先の要件を確認することが重要です。

在職証明書の英訳は、会社発行の私文書を提出先仕様に沿って整備する作業です。 第三者翻訳要件がある場合には、翻訳者情報の明示、翻訳証明の付与、原本との対応関係、表記統一、他書類との整合性まで含めて整理することが実務上有効です。

8-1. 依頼時に共有いただきたい情報

• 提出先の国・機関名（大使館、移民局、銀行、不動産会社、学校等）
• 手続きの種類（就労、家族帯同、住宅契約、口座開設等）
• 提出期限
• 提出先の要件文（メール、チェックリスト、申請ページ）
• 必要部数
• 原本の発行日
• 本人氏名の英字表記（パスポート表記）
• 会社名の英語表記（公式表記があれば）

8-2. 送付データの留意点

• 全ページ
• レターヘッド・押印・署名が判読できる状態
• 文字が読める解像度
• 複数書類はファイル名を分ける
• 要件文も併せて共有（英語のままで可）

在職証明書の英訳は、ビザ申請や海外勤務、海外生活の立ち上げで頻繁に求められる一方、要件確認が不十分なまま進めると再発行や再提出につながりやすい書類です。 ポイントは、提出先が確認したい事項（在職、収入、雇用継続性、雇用主レター等）を整理し、原本に必要項目を反映したうえで、第三者翻訳要件に沿った形式で提出できる状態にすることです。

なないろ証明書翻訳は、翻訳実務に精通した行政書士2名体制で、海外提出を見据えた形式面まで確認のうえ対応します。 翻訳証明書の発行に加え、公証・アポスティーユの取得および申請代行にも対応可能です。