【2026年2月9日公開】

総会議事録（株主総会議事録／社員総会議事録）の英訳が必要になる場面では、「原本が紙で保管されている」「押印済みのPDFしか存在しない」「短期間で提出・説明に用いる必要がある」といった状況に直面することが少なくありません。

実務上、議事録は紙媒体で管理されているケースも多く、Word等の編集可能なデータが存在しないこと自体は珍しいことではありません。一方、取引先、投資家、金融機関、海外親会社といった第三者は、議事録を会社の意思決定を裏付ける公式資料として確認します。そのため、英訳が必要になった段階で、データ化や再作成に十分な時間を確保できないという課題が生じやすいのが実情です。

なないろ証明書翻訳では、総会議事録 翻訳（日英）を、PDFまたは写真データのみで依頼できる体制を整えています。スキャン環境がない場合や、原本が手元にない場合でも、判読可能な画像があれば対応可能です。 行政書士が翻訳に責任を持っていますので、単なる逐語訳ではなく、会社法・商業登記法に準拠し、決議事項が第三者に正確に伝わる「提出・説明用途の英訳」を重視しています。基本納期は2営業日です（分量が非常に多い場合は延びる場合があります）。

なないろ証明書翻訳NANAIRO TRANSLATION

総会議事録の英訳を正確に

議案・決議結果、成立要件（出席／議決権）、原文との照合性を重視。行政書士の翻訳証明書付き。

総会議事録の翻訳において重要なのは、元データがWord形式かどうかではありません。提出先や確認者が重視するのは、何が、いつ、どの手続により決議されたのかという点です。

したがって、PDFや写真データからであっても、次の要件を満たしていれば、提出可能な英訳を作成できます。

• 決議事項（内容）が正確に対応していること
• 出席・議決権等の成立要件を確認できること
• 原文と照合可能な構造（議案番号・段落構成）が維持されていること
• 会社名・氏名・数値等の表記が統一されていること

一方、Word形式であっても、用語や数値に揺れがあれば、照会や確認の原因となります。重要なのは形式そのものではなく、情報の正確性と整理の度合いです。議事録については、英語としての流暢さよりも、決議の事実が客観的に特定できることが評価されます。読み手が迷わず確認できる状態に整えることが、実務上の最重要点です。

次のような状況では、PDF／写真による依頼が現実的かつ合理的です。

• 押印済みの議事録が紙でのみ保管されている
• スキャン済みのPDFしか存在しない
• 社内管理が紙中心で、Wordデータが存在しない
• 監査・審査の都合上、押印済み写しを使用したい
• 社内作業時間を確保できず、速やかに英訳が必要
• 書類が遠隔地にあり、写真で共有する必要がある
• 会議後に急遽英訳が必要となり、再作成の余裕がない

総会議事録は、作成・押印後に英訳が必要となる場面が多く、紙やPDFからの対応ニーズが高い文書です。写真で完結できる体制を整えることで、社内負担を抑えつつ、対外対応を円滑に進められます。

PDF／写真から翻訳可能かどうかは、内容の難易度ではなく、判読可能かどうかで決まります。議事録には、数字、氏名、日付など、誤読が致命的となる情報が多く含まれます。これらを曖昧なまま進めると、提出先や取引先から決議内容に関する確認が入り、追加説明や再提出につながる可能性があります。

特に確認が重要な項目

• 開催日時（年月日・開始時刻）
• 議決権数（出席数・総数・賛否）
• 氏名（役員、議長、署名人等）
• 議案名・議案番号
• 決議結果（可決、承認等）
• 別紙参照の有無・内容
• 会社名・所在地等の基本情報

判読できない箇所について推測で翻訳することは避け、確認をいたします。

写真送付時の留意点（スマートフォンで可）

• 文字が小さい場合は適度に近づいて撮影
• 可能な限り正面から撮影
• ページごとに分けて撮影
• 押印で文字が隠れる場合は角度を変えて再撮影
• 余白まで含めて撮影（ページ番号欠落防止）

PDF／写真から翻訳する場合でも、品質基準は同一です。特に重要となるのは、第三者が確認しやすい構成に整えることです。

1）決議内容の特定

議案番号と決議結果を対応づけ、何が決定されたのかが一読で分かる構成とします。

2）原文との照合性

見出し、議案番号、段落構成を可能な限り維持し、原文と英訳を照合しやすい形にします。

3）表記の一貫性

会社名、氏名、役職、数値について表記を統一し、誤認を防ぎます。

4）制度差による誤解の回避

日本固有の議事録表現については、意味を損なわず、読み手が誤認しにくい表現に整理します。

本文のみで足りる場合と、別紙を含めた方が適切な場合があります。

本文のみで足りる例

• 決議内容が本文で特定できる
• 別紙参照がない
• 承認事実のみの確認が目的

別紙を含めた方が望ましい例

• 「別紙のとおり」と記載されている
• 役員一覧や定款変更案等が別紙で確定している
• 投資家DDや金融機関審査で内容確認が行われる

判断に迷う場合は、本文を確認した上で必要範囲を決定します。

まずは次の3点で対応可能です。

• 総会議事録のPDFまたは写真
• 提出先または想定される読み手
• 希望納期

可能であれば、会社名の公式英語表記、役員の方の氏名のローマ字指定、別紙・添付資料、翻訳証明等の要否をご共有いただくと、翻訳の方針がより円滑になります。

基本納期は2営業日を目安としています。分量、判読性、別紙の有無等により前後します。不明瞭な箇所がある場合は確認を行い、推測翻訳を行いません。

総会議事録の英訳については、必ずしもWord形式のデータである必要はありません。重要なのは、当該議事録において決議事項が特定可能であること、総会の成立要件（出席者・議決権等）が確認できること、ならびに原文との対応関係が明確であることです。 なないろ証明書翻訳では、提出先による確認・審査を想定した品質基準に基づき、対外的な説明資料としても使用可能な英訳を作成しています。提出用途に応じて、翻訳証明書の発行についても個別にご相談いただけます。